【蜂企業】Smartsheet Q&A 特輯：Beesoft 來解答💪

Beesoft
2天前
讀畢需時 3 分鐘

Q：什麼是 Smartsheet？它和 Excel 有什麼不同？

A：

Smartsheet 是一個基於雲端的工作管理與協作平台，提供類似試算表的介面，但遠超過傳統 Excel 的功能。除了基本的表格編輯外，它整合了專案管理、任務分派、流程自動化、甘特圖、資源管理等功能，讓團隊能在同一個平台上協作、追蹤進度與自動化工作流程。相較於 Excel，Smartsheet 更適合用來管理「動態變動的工作項目」而非靜態數據分析。

Q：Smartsheet 可以整合哪些常用工具？

A：

Smartsheet 提供強大的整合能力，支援連接多種商業應用，包括：

Microsoft 365（Outlook、Teams、Excel）
Google Workspace（Gmail、Google Drive、Calendar）
Slack、Salesforce、Jira、DocuSign、Power BI、Tableau 等商業智慧工具

這些整合可讓資訊在不同平台間同步流動，降低手動輸入錯誤，並提高協作效率。

Q：如何透過電子郵件更新 Smartsheet 資料？

A：

更新請求（Update Request） 當您發送更新請求時，收件者會收到一封包含「開啟請求」按鈕的電子郵件。點擊後，收件者可以在開啟的表單中直接填寫或修改指定欄位的資料，無需登入 Smartsheet。提交後，資料會自動更新至原始表格中。
@提及通知（@mention） 若您在 Smartsheet 中的評論中使用 @提及某人，該用戶會收到一封電子郵件通知。收件者可以直接回覆該電子郵件，其回覆內容將自動新增為該列的評論。

Q：我更改了 Smartsheet 上的資料，同事能即時看到變更嗎？會收到通知嗎？

A：

即時更新
Smartsheet 的儀表板和報告可以設定為每分鐘自動刷新，讓使用者即時看到最新資料。
手動刷新
在工作表中，若其他使用者正在查看同一份工作表，當您儲存變更後，他們需要手動刷新頁面或等待系統提示有新變更，以查看最新資料。
通知訊息
您可以透過 Smartsheet 的自動化功能，設定在特定條件下發送通知給相關人員。這些通知可以透過電子郵件、行動推播通知或簡訊發送。
▶️ 電子郵件通知：您可以設定在特定條件下（例如某欄位變更）自動發送電子郵件通知給指定的收件者。
▶️ 行動推播通知：若同事安裝了 Smartsheet 的行動應用程式，您可以設定推播通知，讓他們即時收到更新提醒。
▶️ 簡訊通知：Smartsheet 也支援透過簡訊發送通知，確保即使在沒有網路的情況下也能接收到重要更新。

Q：如何在表單提交後修改資料？

A：

Smartsheet 的表單一旦提交，原始提交者無法直接回到表單進行編輯。但您可以透過以下方式實現修改：

✅ 方法一：由表單管理員發送「更新請求」

操作方式：表單管理員可手動或設定自動化流程，向提交者發送「更新請求」郵件。
使用者體驗：收件者點擊郵件中的連結，即可開啟一個預填資料的表單，進行修改。

✅ 方法二：提交者主動請求修改（進階設定）

操作方式：建立一個新的表單，讓使用者輸入識別資訊（如提交編號），觸發自動化流程，發送「更新請求」。
使用者體驗：使用者可自行發起修改請求，無需等待管理員操作。

⚠️注意事項

更新請求的限制：更新請求僅限於特定欄位，且無法完全模擬原始表單的所有功能。
權限設定：若使用者無 Smartsheet 帳號，仍可透過更新請求進行修改，無需登入。
進階功能：若您使用的是 Smartsheet Enterprise 方案，可考慮使用 Dynamic View 或 WorkApps，提供更彈性的資料編輯介面。