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顛覆傳統專案管理模式時代,展望 Smartsheet 帶來智能變革

已更新:2023年5月17日

當您的客戶量越來越大時,必須建構解決方案,並了解市場是否需要它,而這一切的解決方案都會建立在雲端上!





| 為什麼我們要用 Smartsheet?

Smartsheet 是一個可以動態工作的平台,使您的團隊和組織更直觀地建立工作流程與解決方案,能夠在一個平台上接收所有的數據和完成各種性質的項目,可以切換不同的視圖去查看這些數據,以不同的角度確認工作項目,並設置自動化去完成工作,這些功能都能透過雲端實時協作,表格內容可依照個人喜好定制、相互交流、共享,節省團隊大量工作時間,提高流程效率和生產力!



| 數位化時代的專案管理特性

過去的專案管理需要花非常多時間在前期規劃、設計及確認計畫與需求,前置時間長且各項工作間有強烈的相依性,彼此環環相扣,因此執行過程中的管理會較嚴格、繁瑣,其中若有一個環節出現問題或是臨時需求變更,無法及時找到問題並快速修正,可能因此得重新來過。


隨著科技日新月異,加上 AI、大數據、物聯網、FinTech等需求逐漸提高,商業模式的轉變,可視化數位時代及跨領域整合的趨勢,尤其近兩年 COVID-19 肆虐全球,種種因素驅動各產業展開數位轉型,雲端管理服務已成為未來發展指標,傳統的管理法已經無法跟上現今快速變化,現在轉向更具彈性、因應變化、快速、迭代的專案管理流程,因此企業在專案管理上使用的工具及流程可能需要重塑、擴展、更新,找到邁向新時代對等的產品與技術來提供客戶最佳的服務體驗。



| Smartsheet 實務應用效益


RPA(Robotic Process Automation) 效益


RPA 專案工具的應用非常廣,也是企業數位轉型很重要的一個環節,能夠作為一天不間斷工作的人力,提高生產力及作業速度,統整系統上所有的資料,大幅提高效率, A 系統工作結束接著串接 B 系統,非常多的人工作業、常規性、重複性高以及自動化流程的工作,都能夠慢慢移轉給 RPA 去完成,提供企業自動化的優勢及競爭力。


共同協作工作


過去的表單欄位就只是欄位,但 Smartsheet 的欄位既可以去做 Comment,也可以攜帶檔案及文件,將需要一起協作的夥伴加入其中,設定使用者權限,即可開始共同編輯並在頁面新增任務、工作開始及完成時間,當事項有異動或更新時,能夠從 mail、app、手機等接收訊息,也可以查看所有過去編輯的紀錄及人員,使協作工作的過程追蹤更明確,完成即時通知,異質工作。


節省人力資源


團隊可以直觀地建立工作流程與解決方案,可以在一個動態工作平台上完成各種性質的任務和接收各組織的數據,靈活切換不同視圖方式查看數據與任務項目,並設置自動化以完成這些任務,輕鬆設置、部署、管理工作流程及任務項目,節省團隊大量工作時間,對於可重覆的任務計畫進行標準化,更快速地完成目標。


管理工作流程


企業營運會需要用到各種管理工作流程,一個管理流程可以大至需要一套系統才能達成,也可以小到以協作方式就可以做到,公司各部門所對應的原廠都會要求回報各式 KPI,有些 KPI 較複雜需要量化、有的只需要簡單紀錄,使用 Smartsheet 的好處是可以利用 Vlookup 做到快速整合資料,節省團隊工作的時間,平均只需要花費過去 1/10 的時間就可以完成同樣的工作,而一個 Sheet 不只有一個表單,它還可以將其他表單的狀況更新回來,簡化許多工作流程並完成更多任務。

"Smartsheet 最大的好處是容易分享、紀錄訊息、檔案附加、最新狀態及過去版本的追蹤和追朔、即時互動溝通,它適用於任何產業、各部門團隊的專案管理,是最佳的工作流程自動化工具。您要做的不是更努力地工作,而是更聰明地工作!"


Beesoft 後續將會有一系列 Smartsheet 分享內容,包含 Smartsheet 功能及客戶 - 亞洲最大醫藥保健服務的先鋒之一《裕利醫藥-Stacy》分享 裕利實際應用 Smartsheet 情境,請大家敬請期待,歡迎持續關注我們的 Blog 最新資訊!


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