【蜂企業】別讓預算失控！透過 Smartsheet True-Up 機制精準管理授權成本
- Beesoft
- 2025年12月5日
- 讀畢需時 3 分鐘
已更新：1月13日
在企業逐漸朝向高度協作與專案管理流程自動化的過程中，Smartsheet 已成為許多組織的首選平台。然而，當公司規模擴張、使用者人數變動頻繁時，授權管理就變得格外重要。其中最常被詢問的就是 「True-Up 」 以及使用者角色（角色權限）之間的關係。今天，Beesoft 蜂潮資訊將帶你釐清 True-Up 的機制。
什麼是 Smartsheet True-Up？
True-Up 是企業版 Smartsheet 的彈性授權席位調整機制，讓企業在年度或計費週期中，不需提前精準預算使用者人數。
▶️ 傳統授權模式
你買多少授權，就只能使用多少授權。
▶️ Smartsheet True-Up 模式
當企業新增使用者（通常是新增成為 Licensed User）。
當下即可啟用功能，不中斷企業流程。
到計費週期間，進行總調整補差額。
True-Up 會在什麼情況下發生？
只有在 新增 Licensed User（付費用戶）時才會被計算。
升級某人 → Unlicensed → Licensed
新增一位能建立 Sheet、Dashboard、自動化的人，就會計入 True-Up。
Unlicensed User（未授權協作者）則完全不會觸發 True-Up。
若 Smartsheet 超額授權席位，要如何調整回 Viewer（Unlicensed User）？
Smartsheet 中的 Viewer 通常屬於 Unlicensed User。若誤將某人升級為 Licensed User（會造成 True-Up 計費），你可以透過以下方法調整回 Unlicensed。
透過 Admin Center 調整角色步驟：
登入 Smartsheet
前往選單 → Admin Center
選擇 Manage true-up
找到你想調整的使用者
將角色從 Licensed User → Unlicensed User（Viewer）
儲存設定
調回 Unlicensed 後，該使用者即不再占用授權席位，不會再列入 True-Up。
關於 Smartsheet Admin Center 的「席位類型 (Seat Type)」
Smartsheet Admin Center 中的「席位類型 (Seat Type)」是用來定義使用者在組織帳戶中的權限、功能和計費狀態。它決定了使用者可以做什麼，以及是否需要付費授權。在 Admin Center 的「席位類型和真實使用量 (Seat Types and True-Up)」頁面中，你會看到以下幾種主要的席位分類：
1. 付費席位 (Paid Seats)
席位類型 (Seat Type) | 含義與功能 | 計費狀態 |
Member (成員) | 這是最完整、功能最多的席位。成員擁有建立、擁有、編輯和分享所有 Smartsheet 內容（工作表、報告、儀表板）的完整權限。他們是需要付費授權的。 | 需要付費授權 |
2. 免費席位 (Free Seats)
免費席位是組織帳戶中的非付費使用者，他們無法自行建立新的 Smartsheet 項目，只能與他人分享的內容進行互動。
席位類型 (Seat Type) | 含義與功能 | 計費狀態 |
Viewer (檢視者) | 只能檢視與他們分享的 Smartsheet 項目。無法編輯、批註或建立任何新內容。 | 9免費 |
Guest (訪客) | 只能與他們分享的 Smartsheet 項目進行檢視和批註 (Commenter)。無法建立任何內容。在某些方案中，Editor 權限的外部使用者也可能被歸類為 Guest。 | 免費 |
Remove Access（移除存取權） | 通常是指從您的組織帳戶中移除一個使用者，或撤銷他們對特定資源的存取權限 | 釋放付費授權席位 |
如何從 Admin Center 畫面判斷各項敘述的意義？（以下圖為例）
一、Billing cycle（帳單週期）
左側紅框區塊顯示帳單週期的相關資訊 ▼
Usage period（使用期間）：9月30日 ～ 12月29日 說明：這段時間內系統會計算實際使用席位數，包含成員、Provisional 會員等。
Review period（審查期間）：12月29日 ～ 1月28日 說明：此期間管理者可以調整席位（例如降為 Viewer），避免在自動扣款前被計入額外費用。
Auto-pay date（自動扣款日）：2026年1月28日 說明：若有超額席位（true-up 需要加購），會在這天結算並扣款。
💡提醒：依據圖示目前顯示 距離審查期開始還有 45 天。其主要提醒管理者可以開始檢查哪些帳號需要調整。
二、Seat usage details（席位使用細節）
右側區塊顯示目前的席位使用狀況 ▼
Current subscription（目前買的席位數）：100 Member seats（100 個付費成員席次）
Total billable seats（實際需要計費的席次）：85 個
5 個 Provisional Members（系統自動提升為計費會員的潛在用戶）
80 個 Members
Additional seats needed（需補購席次）：0 說明：代表目前使用的可計費席次（85）低於購買數（100），所以不會產生 true-up 費用。
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