【蜂企業】新人報到、同仁交接總是大混亂？Smartsheet 帳號權限管理 SOP 大公開
- Beesoft
- 31分钟前
- 讀畢需時 3 分鐘
每次遇到新人報到、同仁離職，光是處理系統開通與關閉就佔用你大半天嗎？更別提忘記轉移專案造成的「資料遺失」與「資安風險」。身為 Smartsheet 台灣官方授權合作夥伴，Beesoft 蜂潮資訊懂你在管理上的麻煩。今天教你如何跳脫繁瑣步驟，用最少的時間，安全且高效地管理團隊權限🚀
快速「新增」團隊成員
系統管理員可以在管理中心的「席位類型和結算」頁面上新增、編輯和管理 Smartsheet 計畫中的使用者。
💡【Tip】了解更多座位類型資訊。或想了解席位計費與省錢秘訣？可參閱 https://www.beesoft.com.tw/post/smartsheet-true-up
單獨新增用戶
在「座位類型和結算」頁面上，選擇「新增使用者」。
在「新增使用者」面板中：
請輸入使用者的姓名和電子郵件地址
請選擇您要分配的座位類型。
選擇任何相關角色
選擇 “新增用戶”。
大量新增用戶
若要一次新增多個用戶，必須建立一個包含您要使用的姓名和電子郵件的 CSV 檔案。注意，上傳的每個 CSV 檔案最多只能包含 1,000 行；因此，每個 CSV 檔案最多只能新增 1,000 個新使用者。
📝【Note】如果你的 CSV 檔案中包含您方案中已有使用者的電子郵件，系統不會再次新增這些電子郵件。
在「座位類型與調整」頁面上，選擇「更多動作」 > 「匯入使用者」。
依照「匯入使用者」對話方塊中的步驟，建立一個包含要新增的姓名、電子郵件地址、席位類型和角色的 CSV 檔案：
下載模板文件
輸入使用者資訊並分配座位類型（僅限查看者或僅限成員）和角色
上傳 CSV 文件
稍等片刻，頁面頂部會顯示一則訊息，確認您已成功新增使用者。
📝【Note】如果 CSV 檔案中包含 Viewer 或 Member 之外的席位類型，則會顯示錯誤訊息。
安全「移除」離職員工
員工離職，權限回收必須滴水不漏，守護企業機密才是真專業。開始刪除使用者前，請確保將該使用者對 Smartsheet 專案的「所有者」權限轉移給另一個使用者，讓部門心血不中斷。
操作步驟
登入管理中心。
選擇左上角的選單圖標，然後導航至「使用者和群組」 > “使用者角色和報告”。
將滑鼠停在要管理的使用者帳戶上。在該行的右側「︙」開啟操作選單，選擇“管理”。
選擇“刪除用戶”。（管理中心會顯示一個對話框，提示您決定是否同時刪除使用者的共用權限。）
選擇“移除”。
💡【Tip】使用右上角的「顯示所有使用者」篩選下拉式選單，按狀態或類型尋找使用者。如果找不到用戶，請嘗試變更篩選設定。
移除共享權限
移除使用者時，你可以使用「移除其對您方案中所有項目的存取權限」選項來撤銷使用者的存取權。如果您在啟用「移除使用者」操作後，選擇不移除使用者的共用權限，則該使用者仍可繼續存取共用項目。
💡【Tip】在預設情況下，「移除他們對您計劃中所有項目的存取權限」選項已啟用。
Smartsheet FAQ
Q1：誰可以執行新增或刪除 Smartsheet 帳號？
A：只有具備「系統管理員 (System Admin)」權限的用戶才能進行這些操作，一般成員無法隨意更動，保障管理權威。
Q2：移除員工帳號後，他還能看到之前共用的 Smartsheet 專案嗎？
A：這取決於您的設定！在刪除帳號時，系統會詢問是否「移除其對您計畫中所有項目的存取權限」。若您沒有勾選，該員工雖然失去了內部成員資格（不再佔用付費授權），但仍能以「外部訪客」身分查看原本共用的項目。為了保障商業機密，Beesoft 團隊強烈建議，針對離職員工，務必勾選移除存取權！
別讓資安漏洞與隱藏成本找上門！
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